Informationsmanagement der Zukunft in regionalen Lebensmittelketten (RegioFood_Plus)

Problemstellung
Der Bedarf an regionalen und ökologischen Lebensmitteln in Deutschland wächst beständig. Regionale Lebensmittel werden heute überwiegend von KMUs und insbesondere von kleinen und Kleinstunternehmen hergestellt. Die Dokumentationsanforderungen an diese Unternehmen steigen, z. B. um Auskunft über Herkunft und Zusammensetzung der Lebensmittel geben oder Produktions- und Lieferinformationen digital an Handelspartner übermitteln zu können. Heute werden, gerade in kleinen und Kleinstunternehmen, diese Informationen immer noch „altmodisch“ und zeitaufwändig auf Papier dokumentiert, da keine entsprechenden, für Kleinstunternehmen handhabbaren Lösungen verfügbar sind. Um diese Unternehmen an das digitale Zeitalter anzuschließen, ist deshalb eine Weiterentwicklung zu IT-basierten Planungssystemen notwendig.

Zielsetzung
Im Verbundprojekt RegioFood_Plus wurden deshalb branchenspezifische, leicht handhabbare IT Lösungen entwickelt, die auf Basis der im Projekt implementierten digitalen Dienstleistungsprozesse alle Datenerfordernisse weitgehend auf Knopfdruck liefern und damit die zielgerichtete Unternehmenssteuerung möglich machen.

Vorgehensweise
Auf Basis umfassender Prozessanalysen wurden für verschiedene Stakeholdergruppen relevante Prozesse samt ihrer Datenströme abgebildet und in einer Cloud-Datenbank hinterlegt. Daraus wurden webbasierte IT-Lösungen (Tools) für das interne und externe Dateninformationsmanagement, speziell für die Bedürfnisse der KMU, entwickelt. Die Funktion wird in Referenzbetrieben überprüft. Die Übertragbarkeit wurde durch herstellerunabhängige Vorgehensweisen unterstützt.

Ergebnisse und Anwendungspotenzial
Die erzielten Ergebnisse sind im wissenschaftlichen Abschlussband ausführlich beschrieben. Er erscheint voraussichtlich Ende 2020.

Im Verbund von Wirtschaft und Wissenschaft mit KMU aus Lebensmittelproduktion und IT, mit Verbänden und Handelsunternehmen wurde ein „Digitalisierungspaket“ speziell für regionale Lebensmittel-KKMU entwickelt, das ihnen Zugang zu Handelsketten gewährleistet und damit neue regionale Wertschöpfungsstrukturen durch die Digitalisierung von KMU ermöglicht. Das Digitalisierungspaket besteht aus

(i) aus einem an die Bedürfnisse von Kleinstunternehmen angepassten ERP-System. Neue Funktionen in den Bereichen Kommunikation, Web-Shop, Zertifizierungs- & Kommunikationsmanagement wurden cloudbasiert in branchenspezifischen Referenzsystemen prototypisch umgesetzt. Durch die weitgehende Vorkonfiguration sinkt der Einführungsaufwand erheblich.
Für die Unabhängigkeit der KMU von einem ERP-Anbieter wurden mit dem

(ii) „RegioFood_Plus ERP-Lastenheft“ notwendige Funktionen eines ERP-Systems definiert – was benötige ich wirklich? – als Grundlage für eigene Ausschreibungen sowie – noch wichtiger, für die souveräne Funktionsprüfung des implementierten ERP-Systems durch das Unternehmen selbst. Dieses Lastenheft beschreibt vor allem die für KMU notwendigen Auswertungs- und Reportfunktionen, die ein ERP-System für KMU enthalten sollte, einschließlich der Funktionsanforderungen an einen Web-Shop.
Außerdem wurde ein

(iii) ERP-System Einführungsleitfaden entwickelt. Da in KMU jeweils sehr unterschiedliche Voraussetzungen, sog. Reifegrade, für Digitalisierungsprojekte vorliegen, kann die Implementierung von ERP-Systemen in KMU selten ohne umfangreiche Vorarbeiten der Unternehmen selbst erfolgen – es entstehen Lastenhefte für das Schaffen unternehmensseitiger Digitalisierungsvoraussetzungen durch das Unternehmen selbst. Bei projektinternen Unternehmensanalysen entstand eine Übersicht zu unternehmensseitig notwendigen Nacherfassungen und Prozessänderungen, um einen für die ERP-Systemeinführung erforderlichen Soll-Zustand zu erreichen. In keinem Unternehmen war die Einführung eines den Basisanforderungen genügenden ERP-Systems ohne das Schaffen weiterer unternehmensseitiger Voraussetzungen möglich. Ein verantwortungsvoller ERP-Systemanbieter wird daher beim Ortstermin im Unternehmen eine Einschätzung zum Reifegrad geben. Er wird unternehmensseitige Maßnahmen vorschlagen, die einer ERP-Systemeinführung vorgelagert sind. Im Ablauf einer ERP-Systemeinführung muss es daher immer (!) zur Erarbeitung eines Lastenheftes für das Unternehmen kommen.
Wichtiges weitere Projektergebnisse sind deshalb der

(iv) „RegioFood-Basischeck“. Mit ihm und den zugehörigen

(v) Handreichungen wird das Schaffen der Voraussetzungen für die Digitalisierung in Eigenregie des Unternehmens, das sog. „Change Management“, unterstützt. Somit liegt erstmalig für Lebensmittel-KMU eine operationalisierte Beschreibung unternehmensseitig erforderlicher Maßnahmen vor, die vor ERP-Systemeinführung potenziell notwendig sind. Unternehmen können den eigenen Aufwand besser planen, „change management“ wird zur Daueraufgabe.
Weiterhin wurde mit dem

(vi) „Forum Foodtech“ (www.sibb.de/Forum-FoodTech) ein Angebot für Beratung und nachsorgende Unterstützung geschaffen.
Für Schulung und Weiterbildung wurde an der HNE eine

(vii) Vorlesungsreihe „ERP in der Lebensmittelwirtschaft“ etabliert. Sie wird zusammen mit den Projektpartnern gestaltet und an der HNE jeweils im Wintersemester angeboten.
Ebenso wurde zusammen mit den Verbundpartnern ein

(viii) Workshop- und Weiterbildungskonzept entwickelt. Erste Workshops wurden bereits angeboten.

Ohne großen Aufwand können die im Projekt beteiligten lebensmittelverarbeitenden Unternehmen die pilothaft entwickelten Cloudservices direkt nutzen. Zusammen mit Händlern und Geschäften des Lebensmitteleinzelhandels sind sie in eine digital unterstützte Wertschöpfungskette eingebunden. Gegenwärtig wird eine Version unter der Bezeichnung „CSB BASIC ERP“ angeboten. Für die Unabhängigkeit der KMU von einem ERP-Anbieter wurden mit dem „RegioFood_Plus ERP-Lastenheft“ notwendige Funktionen eines ERP-Systems definiert – was benötige ich wirklich? – als Grundlage für eigene Ausschreibungen. Damit sind die entwickelten Lösungen aufbereitet, dass sie von den ca. 25.000 kleinen Lebensmittelunternehmen in Deutschland mit leichten Anpassungen genutzt werden können.

• Agrar GmbH Lichterfelde-Golzow
• CSB-System SE
• EDEKA Minden-Hannover Stiftung & Co. KG
• Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde
• Hoffnungstaler Werkstätten gGmbH - Lobetaler Bio-Molkerei
• Lienig Wildfruchtverarbeitung GmbH
• Neukieritzscher Rohkonserven GmbH
• pro agro - Verband zur Förderung des ländlichen Raumes in der Region Brandenburg-Berlin e.V.
• SIBB Verband der Software- Informations- und Kommunikations-Industrie in Berlin und Brandenburg e.V.